Faza rozpoczęcia
Przygotowanie projektu do startu wymaga następujących działań:
➢ Przyporządkowanie ról między uczestników projektu: Znajdź osoby, które wykonają projekt i osiągnij porozumienie, upewniając się, że będą dostępni do pracy przy projekcie.
➢ Podział i wyjaśnienie zadań wszystkim członkom projektu: Opisz każdemu jaką pracę ma wykonać i jak skoordynować działania z innymi. Właściwa komunikacja w zespole projektowym To ułatwi późniejsze zarządzanie zespołem.
➢ Określenie, w jaki sposób zespół będzie wykonywał poszczególne zadania: Zadecyduj o sposobie komunikacji, podejmowaniu decyzji w trakcie procesu i rozwiązywaniu konfliktów.
➢ Aplikacja systemów śledzących postępy pracy: Wybierz, jakich narzędzi będziesz używał by nadzorować harmonogramy, wkład pracy, jak również wydatki. Przydatny może okazać się profesjonalny web based project management software.
➢ Ogłoszenie rozpoczęcia projektu w Twojej firmie: Powiadom odpowiednie osoby, że projekt jest w fazie startowej, co ma na celu, oraz kiedy się rozpoczyna i kończy.
Wskazówka: Załóżmy, że dołączasz do zespołu dopiero w fazie rozpoczęcia. Wtedy Twoim pierwszym zadaniem jest zrozumienie, jakie przesłanki zadecydowały w poprzedniej fazie o możliwości i celowości projektu. Jeśli pominięto istotne kwestie, musisz odnieść się do nich od razu. Sprawdzając historię projektu, spójrz w protokoły spotkań, notatki służbowe, listy, e-maile i sprawozdania techniczne. Następnie skonsultuj się z osobami odpowiedzialnymi za te decyzje. Planowanie projektu musi być realistyczne i kompetentne, co ustrzeże Cię przed nieuwzględnionymi stratami.