Faza sprecyzowania – ustal plan działania
Gdy wiesz już co chcesz osiągnąć i wierzysz, że jest to możliwe, potrzeba Ci szczegółowego planu, opisującego jak wraz z zespołem chcecie to osiągnąć.
Pamiętaj, aby Twoje planowanie projektu zawierało następujące elementy:
➢ Wykaz powodów skłaniających do wykonania projektu
➢ Szczegółowy opis rezultatów
➢ Lista zadań do wykonania
➢ Podział obowiązków umożliwiający skuteczne zarządzanie zespołem
➢ Dokładny harmonogram programu
➢ Budżety pracowników, wydatków, wyposażenia, informacji
➢ Założenia
Dodatkowo, upewnij się, rozpoznałeś i określiłeś jak zamierzasz radzić sobie w przypadku pojawienia się znacznego ryzyka czy niepewności.
Zawsze zapisuj swoje plany. Pomaga to w rozróżnieniu szczegółów i zmniejsza ryzyko, że o czymś zapomnisz. Planowanie projektów w dużej firmie może zająć kilkaset stron, ale plan małego projektu można zawrzeć w kilku wersach czy, w przypadku spontanicznego pomysłu, sporządzić na serwetce.
Miarą sukcesu Twojego projektu jest przejrzystość i dokładność planu, oraz tego czy ludzie wierzą w jego osiągnięcie. Uwzględniając doświadczenia z przeszłości, sprawiasz że planowanie projektu staje się bardziej realistyczne. Kiedy zaś zaangażujesz innych w planowanie projektu, zachęcisz ich do wspólnego dążenia do osiągnięcia celu. Wtedy zarządzanie zespołem stanie się łatwiejsze i usprawni Twoją pracę
Uważaj, często nacisk na osiągnięcie szybkich rezultatów sprawia, że planowanie projektu jest pomijane dla szybszego rozpoczęcia działań. Taki sposób może umozliwić szybsze działanie, jednak zwiększa szanse na pomyłki i niepotrzebne straty.
Upewnij się, że zlecający i nadzorujący projekt przejrzą i zaakceptują plan w formie pisemnej zanim jeszcze go rozpoczniesz. W małym projekcie, wystarczy krótki e-mail czy parafka pod planem. We wszystkich działaniach pomocny może być program do zarządzania projektami, w którym kompleksowo i spójnie zapiszesz, a później odtworzysz i zweryfikujesz wszystkie potrzebne dane.