Praca nad projektem podzielonym na łatwe do zarządzania części
Jednym z głównych zmartwień niektórych project managerów, podejmujących nowe wyzwanie jest pamięć o zaplanowaniu wszystkich poszczególnych części. Inne to dokładne oszacowanie wymaganego czasu i środków. Aby odnieść się do obu kwestii, posłużyć się można logicznym schematem, wspomagającym zarządanie projektem, definiującym wszystkie zadania konieczne do wykonania w celu wykonania projektu.
Aby opowiedzieć o wyzwaniach planowania projektu, warto posłuzyć się anegdotą. Pewien człowiek był pasjonatem puzzli. Jego znajomy zaproponował mu ułożenie obrazka składającego się z 5000 elementów. Powiedział, że ten może sprawdzić czy nie brakuje żadnych części. Na to pasjonat układanek roześmiał się mówiąc, że zawsze sprawdza, czy jakichś elementów brakuje, szukając pustych przestrzeni po ułożeniu całego obrazu. Jak inaczej móglby to sprawdzić?
Możesz mieć podobny problem w sferze zadań projektu. Załóżmy, że masz na celu zaprojektowanie i prezentację programu szkoleniowego. Przez kilka miesięcy opracowujesz z kolegą zawartość, gromadzicie materiały, środki i zapraszacie uczestników. Tydzień przed szkoleniem, pytasz współpracownika, czy zlecił wydrukowanie materiałów szkoleniowych. On odpowiada, że nie pomyślał o tym, na co ty odpowiadasz, że Ty również, bo myślałeś że to on będzie dopinał sprawy na ostatni guzik. Niestety, obaj pominęliście to zadanie, bo każdy myślał, że druga osoba wykona zadanie. Teraz termin się zbliża, a wy nie macie czasu ani pieniędzy na wydrukowanie niezbędnych materiałów. To czas kryzysu w zarządzaniu projektem, ponieważ w komunikacja w zespole projektowym nie była odpowiednia.
Jak można uchronić się przed podobną sytuacją? Używając web based project management software, możemy usystematyzować podejście do zadań na etapie planowania projektu, identyfikując czynności konieczne do wykonania. Musimy rozpisać wszystko na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania części, używając darmowego programu do zarządzania projektami.