Trzy kluczowe pytania

Zadaj trzy kluczowe pytania

 Ustalenie jak bardzo musisz wejść w szczegóły może być trudniejsze, niż się wydaje. Jednocześnie wpłynąć może w dużym stopniu na system zarządzania projektem. Doświadczeni menedżerowie projektów mają często trudności z decyzją kiedy zatrzymać się w uszczegółowianiu.

Jeden z szefów zlecił pracownikowi zaplanowanie zadań na następne 12 miesięcy, rozbijając proponowane działania na interwały 20 minutowe. Pracownik był zwolennikiem zarządzania projektami, jednak zastanawiał się, czy w tym przypadku nie jest to zbyt duże uszczegółowienie.

 

Musisz pamiętać o tym, aby opisać swoją pracę wystarczająco szczegółówo dla potrzeb dokładnego planowania projektu i sensownego nadzorowania. Jednak korzyści z tych szczegółów muszą usprawiedliwiać czas dodatkowo spędzony na opracowaniu, utrzymaniu planu i sprawozdaniu efektów.

Oto 3 pytania, które ułatwią Ci podjęcie decyzji, czy działanie jest wystarczająco rozłożone na czynniki.

 ✔     Czy potrafisz dokładnie oszacować potrzebne środki (obejmują one personel(karty czasu pracy), wyposażenie, materiały, pieniądze, pomieszczenia, informacje, etc?

✔     Czy możesz określic precyzyjnie jak dużo czasu zajmie dana czynność?

✔     Jeśli musisz przypisać jakieś zadanie komuś innemu, czy masz pewność, że dokładnie zrozumie, co ma zrobić?

Jeśli odpowiedź na choć jedno z pytań brzmi nie, podziel zadania na mniejsze elementy. Twoje odpowiedzi na te pytania w toku planowania projektu zależą od tego, jak dobrze zapoznałeś się z zadaniem, jak kluczowe  to zadanie jest dla powodzenia projektu, co się stanie jeśli coś pójdzie nie po mysli, kogo możesz przypisać do zadania, jak dobrze go znasz, itd. Innymi słowy, odpowiedni poziom szczegółów w Twoim WBS zalezy od Twojej oceny, sprawności i doświadczenia w zarządzaniu projektami.