Matryca WBS jest istniejącą Struktura Podziału Zadań, zawierającą czynności charakterystyczne dla konkretnego typu projektu. Szablon taki odzwierciedla zbiorowe doświadczenie ludzi, dotyczące wdrażania i planowania projektów podobnego typu. W miarę jak pracownicy wykonują więcej projektów, dodają czynności do schematu, które wcześniej mogły zostać pominięte. Usuwają także działania uznane w trakcie project managmentu za niepotrzebne. Używanie szablonów pozwoli zaoszczędzić czas i zwiększyć dokładność w wykonywaniu zadań i zarządzaniu projektem.
Chociaż schematy mogą pomóc oszczędzić czas i zwiększyć efektywność, nie zatrzymuj współpracowników przed aktywnym uczestnictwem w planowaniu projektu i tworzeniu WBS, na rzecz przyjęcia szablonu, który jest dopięty na ostatni guzik.
Brak zaangażowania ludzi prowadzić może do nietrafionych działań i wywołać brak motywacji do pracy i zaangażowania ze strony uczestników projektu. Właściwa komunikacja w zespole projektowym jest niesłychanie ważnym elementem całej układanki.
Zmniejsza to szanse sprawnego zarządzania projektem i osiągnięcia sukcesu przy aktywnym udziale wszystkich zainteresowanych.