Gdzie zaczyna i kończy się Twój projekt
Czasem prowadzisz osobny projekt, częściej jednak stanowi on część powiązanych przedsięwzięć, skupionych na osiągnięciu wspólnego celu. Wystrzegaj się powtarzania pracy wykonanej przez inne z tych projektów, a kiedy to możliwe, skoordynuj swoje działania z wykonywanymi w ramach innych projektów. Właściwa komunikacja w firmie jest niesłychanie ważnym elementem jej funkcjonowania. Możesz wykorzystać web based project management software do sprawdzenia synergii i braku konfliktów z innymi projektami.
Dokument Zakresu Działań (Scope Statement), wyrażać powinien wyraźnie gdzie rozpoczyna się i kończy projekt. Załóżmy, że Twój projekt opracowuje nowy produkt dla organizacji.
Możesz opisać zakres projektu w ten sposób:
To przedsięwzięcie wymaga zaprojektowania, stworzenia i przetestowania nowego produktu.
Jeśli wyczuwasz że Twój Scope Statement jest w jakikolwiek sposób dwuznaczny, możesz go dalej uściślić, określając czego nie będziesz wykonywać:
Projekt ten nie zajmie się ostatecznym doapsowaniem do potrzeb rynku ani jego wprowadzeniem na rynek.
Aby upewnić się, że Twój opis jest wyraźny:
- Poszukaj ukrytych przeszkód. Przypuśćmy, że Twój szef poprosił o zaprojektowanie i predstawienie nowego produktu. Upewnij się, że nie spodziewa się również, że przeprowadzisz badania rynku dla określenia wymogów i cech produktu.
- Używaj wyrazów jasno opisujących planowane działania. Załóżmy, że projekt zawiera wdrożenie nowego sysemu informatycznego. Czy jesteś pewien, że wszyscy rozumieją wdrożenie w ten sam sposób? Na przykład, czy ludzie oczekują, że zawiera się w tym instalacja nowego oprogramowania, wyszkolenie personelu w używaniu go, ocena jego wydajności, naprawy ewenualnych problemów, czy coś innego. Efektywny project management musi opierać się na dokładnie określonych wymagań i spodziewanych rezultatów.
- Potwierdź porozumienie w kwestii zakresu działań ze swoimi kierującymi i wspierającymi.
Wymagania dotyczące Twojego projektu mogą być na stałe zapisane w programie do zarządzania projektami, a osoby zainteresowane mają stały dostęp do wytycznych i granic projeltu określonych przez dokumenty zarządzania projektem.