Znaj zakres swojego projektu

Znaj zakres swojego projektu

 Jeden z pracowników otrzymał zadanie przygotowania zakupu pewnego sprzętu w konkurencyjnej cenie. Rozwinął plan zawierający wyłonienie dostawcy, przyznanie kontraktu, produkcję i dostawę produktu. Jego szef był zadziwiony, kiedy otrzymał dane o średniej wartości projektu wynoszącej 500 tysięcy złotych i horyzoncie czasowym sześciu miesięcy. Zakładał, że projekt zamknie się w 25 tysiącach i zajmie mniej niż 2 miesiące. Ewidentnie musiało dojść do nieporozumienia na etapie planowania projektu.

 

Po krótkiej dyskusji z szefem, pracownik zdał sobie sprawę, że miał jedynie określić potencjalnego dostawcę, nie składać zamówienie i zaaranżować dostawę produktu. Mimo, że wyjaśnił nieporozumienie, nadal zastanawiał się na głos: „Dlaczego mielibyśmy wyznaczyć dostawcę, skoro nie chcielismy faktycznie kupować sprzętu?”

 

Oczywiście, nie zrozumiał w czym rzecz. Chodziło nie o to, czy firma miała zakupić sprzęt. (Z całą pewnością, intencja kupna była powodem powołania jego projektu.) Zasadnicze pytanie brzmiało, czy to jego projekt czy inny projekt w przyszłości miał zająć się zakupem sprzętu.

 

W tym przypadku brak komunikacji między zlecającym zadanie a jego wykonawcą poskutkował zmarnowaniem czasu na niepotrzebne obliczenia i dokumentację, która może nie być aktualna w momencie faktycznej chęci zakupu sprzętu. Ulepszony system zarządzania projektami, wykorzystujący web based project management software, czyli program pozwalający na zarządzanie projektami online, pozwoliłby na efektywniejsze porozumiewanie się i wystrzeganie błędów, a tym samym oszczędność czasu i nakładów. Zaprezentowane podejście do zarządzania projektem może poskutkować nadszarpnięciem budżetu firmy, jeśli więcej projektów będzie pracowało w niepożądany sposób.