Rola menedżera projektu
Menedżer projektu to praca pełna wyzwań. Często koordynuje wyspecjalizowany technicznie personel – który może mieć niewielkie doświadczenie we wspólnej pracy – w celu uzyskania wspólnego wyniku. Doświadczenie menedżera projektu jest częstokroć techniczne z natury, lecz sukces wymaga umiejętności rozpoznania i rozwiązania delikatnych problemów organizacyjnych i interpersonalnych.
Spojrzenie na zadania menedżera projektu
W ujęciu historycznym, zasady wykonywania obowiązków w tradycyjnych organizacjach były proste: Twój szef powierzał zadania, Ty je wypełniałeś. Podważanie zadania było brane za niesubordynację i objaw braku kompetencji.
Te zasady uległy jednak zmianie. Dziś, Twój szef może być źródłem pomysłów, ale to Ty oceniasz jak wprowadzić je w życie. Upewniasz się, że projekt spełnia jego wymagania i określasz potrzebne nakłady, harmonogramy i pracę.
Inaczej nie ma sensu postępować z projektem. Menedżer projektu musi być zaanagażowany w tworzenie planów, ponieważ ma wtedy okazję pełnego uchwycenia oczekiwań i proponowanych podejść oraz wniesienia uwag.
Kluczem do sukcesu jest zarządzanie projektem w sposób proaktywny. Zamiast czekać, aż inni powiedzą Ci co robić,
➢ Wyszukaj informacji, bo sam wiesz że ich potrzebujesz.
➢ Trzymaj się planu, gdyż wierzysz, że to najlepsza droga.
➢ Zaangażuj osoby, które według Ciebie są istotne dla projektu.
➢ Rozważ problemy i ryzyko, przeanalizuj je i zdobądź wsparcie do zajęcia się nimi.
➢ Podziel się informacjami z osobami, które powinny je posiadać – komunikacja w zespole projektowym.
➢ Zapisz wszystkie istotne informacje.
➢ Poświęć się pracy na sukces projektu; poproś i oczekuj od innych podobnego nastawienia.
Uprzedzanie potencjalnych wymówek
Bądź przygotowany na to, że inni będą opierać się Twojemu proaktywnemu podejściu. Musisz być przygotowany na wszystko. Poniżej znajdziesz kilka przykładów wymówek na jakie możesz natknąć się jako menedżer projektu i odpowiedzi, dzięki którym utrzymasz projekt w ryzach.
➢ Wymówka: Wszystkie projekty są w fazie kryzysu; nie mamy czasu na planowanie
Odpowiedź: Niestety, brak tu logiki. W kryzysie nie możesz pozwolić sobie na nieplanowanie. Dlaczego? Ponieważ masz przed sobą krytyczną sytuację, z którą musisz sobie poradzić, mając ograniczony czas i środki. Nie stać Cię na błędy. Postepowanie pod wpływem emocji i presji (dwóch cech kryzysu) praktycznie gwarantuje wystąpienie błędów.
➢ Wymówka: Organiczne zarządzanie projektami działa tylko przy dużych projektach.
Odpowiedź: Niezależnie od wielkości projektu, informacje które należy przetworzyć są takie same. Co masz wytworzyć? Jaką pracę trzeba wykonać? Kto ją wykona? Kiedy się zakończy? Czy spełniłeś oczekiwania?
Duże projekty mogą wymagać tygodni lub miesięcy zanim osiągniesz zadowalające odpowiedzi na te pytania. W małych projektach, trwających kilka dni lub mniej, zająć to może kwadrans. Ale nadal trzeba na nie odpowiedzieć.
➢ Wymówka: Te projekty wymagają kreatywności i rozwoju. Nie można niczego przewidzieć z całą pewnością.
Odpowiedź: Część projektów jest bardziej przewidywalna od innych. Jednakże, ludzie oczekujący rezultatów mogą mieć oczekiwania kiedy i co otrzymają. Dlatego projekt z wieloma niewiadomymi wymaga od menedżera stworzenia i prezentacji wstępnych planów, a następnie oceny i oznajmienia efektów niespodziewanych zajść.
Każde zarządzanie projektem jest niepowtarzalne, dlatego możesz nigdy nie natknąć się na te konkretne wymówki albo ciągle się z nimi zmagać. Dostosuj przykładowe odpowiedzi do sytuacji w których uczestniczysz.