Czym jest projekt?
Nieważne jaki zawód wykonujesz, codziennie masz do wykonania mnóstwo zadań: przygotowanie notatki służbowej, spotkanie, zaprojektowanie kampanii sprzedaży czy przeprowadzka do nowego biura. A może Twój dzień pracy wygląda w ten sposób: sprawić, że systemy informacyjne staną się bardziej przyjazne dla użytkowników, stworzyć pole badań w laboratorium albo poprawić społeczny odbiór organizacji. Nie wszystkie z tych zadań są projektami. Skąd wiedzieć które są? Oto krótki przewodnik.
Duży czy mały, projekt zawsze zawiera poniższe składniki:
✔ Konkretne wyniki: W postaci produktów albo rezultatów.
✔ Określone ramy czasowe: Projekty nie trwają wiecznie.
✔ Określone budżety: Wymaganą ilość pracowników, pieniędzy, wyposażenia i informacji.
Warto pamiętać, że każdy składnik wpływa na dwa pozostałe. Poszerzenie wyników może wymagać więcej czasu (późniejsza data zakończenia) albo więcej nakładów. Przyspieszenie daty wykonania spowoduje konieczność zmniejszenia oczekiwanych rezultatów lub podniesienia wydatków (przekroczenia budżetu), płacąc pracownikom za nadgodziny. W obrębie tej trzyczęściowej definicji projektu, wykonujesz zadania w celu uzyskania pożądanych rezultatów.
Projekty występują w wielu różnych kształtach i rozmiarach:
✔ Małe albo duże
- Położenie nowej sieci metra, które może kosztować więcej niż miliard dolarów i zająć od 10 do 15 lat, jest projektem
- Przygotowanie raportu sprzedaży miesięcznej, co może zając jeden dzień, jest projektem
✔ Zaangażowanie wielu ludzi lub tylko Ciebie
- Przeszkolenie wszystkich 10 tysięcy Twoich pracowników w zakresie polityki niedyskryminacji jest projektem
- Przemeblowanie biura i zmiana układu urządzeń jest projektem
✔ Określone kontraktem w świetle prawa lub nieformalnym porozumieniem
- Kontrakt podpisany między Tobą a klientem, zobowiązujący Cię do budowy domu określa projekt
- Nieformalna obietnica aktualizacji oprogramowania na komputerze współpracownika określa projekt
✔ Zawodowe lub prywatne
- Przeprowadzenie dorocznej akcji krwiodawstwa przez Twoją organizację jest projektem
- Urządzenie przyjęcia dla 15 osób jest projektem
Niezależnie od indywidualnych cech Twojego projektu, definiujesz go za pomocą tych samych trzech składników: wyników, ram czasowych i nakładów. Informacje, których potrzebujesz do zaplanowania i zarządzania projektem nie różnią się, chociaż trudność i czas ich uzyskania mogą. Im dokładniejsze planowanie i zarządzanie projektem, tym większa Twoja szansa na sukces.