Niejasne ograniczenia
W pracy nad projektem, uważaj na niejasno stawiane granice. Nie zapewniają one dokładnego opisu, dotyczącego rzeczy które możesz, a których nie możesz robić. Tym samym mogą sprawić, że pracownicy się rozleniwią, lub odwrotnie, będą trwali w ciągłym stresie. Planowanie projektu musi być dokładne i wyznaczać daty i ilości, aby pracownicy mieli przejrzystość, jaką ilość których zasobów mogą wykrzystać w danym czasie. W zarządzaniu projektem wystrzegaj się formułowanie niejasnych wytycznych. Oto kilka przykladów:
✔ Ograniczenie harmonogramu:
- Niejasne: „Skończ projekt tak szybko, jak to możliwe.” Taka wypowiedź nie daje Ci żadnych informacji. Z takim ograniczeniem, klienci mogą nagle zażądać ostatecznego produktu, nie uprzedzając Cię o terminie.
- Konkretne: „Zakończ ten projekt przed zakończeniem dnia 30 września.” Specyficzna data, którą możesz oznaczyć w programie do zarządzania projektami, kiedy to projekt ma zostać zamknięty i podsumowany.
✔ Ograniczenie zasobów:
- Niejasne: „Możesz korzystać z usług analityka na pół etatu w maju.” Jak bardzo możesz polegać na jego analizie? Z jego punktu widzenia, jak ma on sprostać wszystkim przydzielonym mu zadaniom, skoro nie wie jak dużo czasu każdy z nich pochłonie? Twój project management nie będzie skuteczny, jeśli nie będziesz mógł polegać na koniecznej sile roboczej, niezbędnej na danym etapie procesu w wymaganym wymiarze czasowym.
Kiedy ludzie nie wyrażają się konkretnie w kwestii zakazów, nie możesz zagwarantować wykonania zadania. Im dłużej zwlekają ze sprecyzowaniem, tym mniej prawdopodobne, że będziesz w stanie dopasować się do ograniczeń i zakończyć projekt sukcesem.
- Konkretne: „Możesz korzystać z usług analityka 4 godziny dziennie przez 2 pierwsze tygodnie maja.” Free project management tool pozwoli Ci oznaczyć ilość spodziewanych roboczogodzin i możliwe daty skorzystania z jego usług.