Korzystanie z poprzednich doświadczeń
Załóżmy, że przygotowujesz kwartalny budżet działu. Po wykonaniu szeregu takich wyliczeń, znasz większość czynności, które musisz wykonać. Za każdym razem, gdy kończysz kolejny z budżetów, poprawiasz schemat WBS, zamieszczając w nim nowe informacje, uzyskane w toku zarządzania projektami już zakończonymi.
Następnym razem, kiedy rozpoczynasz planowanie budżetu projektu na kolejne trzy miesiące, zacznij od matrycy Schematu podziału Pracy, stworzonego w poprzednim projekcie. Następnie dodawaj i usuwaj czynności w miarę potrzeby przygotowania tego konkretnego budżetu.
Pomimo faktu, że planowanie projektów powtarzalnych i typowych dla organizacji nie różni się ze względu na konkretny przypadek, warto jednak pamiętać, że wiele czynników, jak chociażby prawne, ekonomiczne, czy po prostu dotyczące podziału pracy w firmie, wpływać mogą na kształt każdego kolejnego budżetu.
Z tego powodu, używając szablonów, musimy nadal pamiętać, że każdy projekt jest na swój sposób unikalny i należy dopasować do niego indywidualny project management. Schematy pomagają w podjęciu pracy w pewnym momencie i eliminują potrzebę analizy wszystkich czynników od samego początku i z tego punktu widzenia mają duży wpływ na zarządzanie projektami i ich efektywność.
Jeśli w miarę wdrażania kolejnych projektów, opierających się na ulepszanej matrycy, widzimy efekty w postaci wzrostu efektywności i szybkości wykonywanych zadań, możemy śmiało powiedzieć, że nasz schemat spełnia swoją rolę w stu procentach i wspomaga nasz project management.